#HUMANOCRACY Vs #BUREAUCRACY

 

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Today I want to dedicate this post to my last reading of 2021, a book about business and more specifically related to the world of business organization, Humanocracy by Gary Hamel and Michele Zanini.

This book has already become a classic and explains through contemporary examples the importance of moving from a predominantly bureaucratic organization to one more based on humans and their potential. According to the authors, this shift could help companies survive turbulent and constantly changing times and could foster innovation within companies.

The text is divided into three macro-blocks:

• Weaknesses of Bureaucracy
• Two examples of organizations that have reorganized with a more "humanocratic" approach
• Strengths of a "humanocratic" organization

In this article it is not my intention to summarize the book, but only to mention some concepts that I found interesting and thought-provoking included in the first part of the text (in the future I think I will dedicate another coffee-break to the rest of the book).

First, the weaknesses of bureaucratic organizations:

• Excessive stratification, which leads to inevitable slowness when it comes to making key decisions,
• Excessive specialization of roles, which leads people to always make contributions that are too small and therefore incomplete.
• The standardization of processes, which leads front-line staff to never be able to adapt their behavior to the real situation but to follow guidelines written by central staff that can never respond to all situations.

On this last point, I really liked the comparison that the authors make on how two American airlines in the past have responded differently to some cases that occurred on their aircrafts. In fact, in one case there is Southwest Airlines, whose head office only sets guidelines and then leaves the freedom to the front line staff to respond appropriately to situations, and in the other case there is United Airlines, which had difficulty in reacting to borderline situations, precisely because of the "rules" or procedures that the crew must follow precisely. This difference in approach has allowed Southwest to be the airline in the US with the highest reviews in terms of customer management and has cost United Airlines some not very "nice" news in the American media.

Another very interesting topic is the explanation on how to find the weaknesses of the bureaucracy? Let's always remember that bureaucracy is anyway strong and hard to beat, in fact it is complex, tends to maintain the status quo and has been working more or less for over 100 years. Therefore, the only way to weaken it is to quantify its costs, which are very high for companies. Let's just think about the waste due to the layers of work to justify itself (staff work and many managerial levels), the friction in the decision-making process in which too many people are involved and at the same time the people who follow the front line activities are excluded, the difficulties in making innovative initiatives rise from the bottom and finally the enormous costs due to staff functions.

That is why one of the lessons of the book is that what has worked so far and has always existed in a field is not always perfect and should be accepted as it is. To summarize this I quote a phrase from Thomas Paine in 1776, also present in the book, said about monarchy, but which also fits well for bureaucracy: “A long habit of not thinking a thing wrong, gives it a superficial appearance of being right”.

To close I suggest you to see the Humor section of the site of Gary Hamel, one of the two authors, (https://www.garyhamel.com/humor) where you can find cartoons designed and then explained by him about bureaucracy.

IT

Oggi voglio dedicare quest'articolo alla mia ultima lettura del 2021, un libro di business e più nello specifico collegato al mondo dell'organizzazione aziendale, Humanocracy di Gary Hamel e Michele Zanini.

Questo libro è già diventato un classico e spiega attraverso esempi attuali l'importanza di passare da un'organizzazione prevalentemente burocratica ad un’altra più basata sull'uomo e le sue potenzialità. Secondo gli autori questo passaggio potrebbe aiutare le aziende a sopravvivere a tempi turbolenti ed in costante cambiamento e potrebbe favorire l'innovazione all'interno delle aziende.

Il testo si divide in tre macro-blocchi:

• Punti deboli della burocrazia
• due esempi di organizzazioni che si sono riorganizzate con un approccio più "umanocratico"
• Punti di forza di un'organizzazione "umanocratica"

In questo articolo non è mia intenzione riassumere il testo, ma solo accennare ad alcuni concetti che ho trovato interessanti e che mi hanno fatto riflettere inclusi nella prima parte del testo (in futuro credo che dedicherò un altro coffee-break al resto del libro)

Innanzitutto, le debolezze delle organizzazioni burocratiche:

• l'eccessiva stratificazione, che porta ad un'inevitabile lentezza quando si tratta di prendere decisioni chiave,
• l’eccessiva specializzazione dei ruoli, che porta le persone a dare sempre contributi troppo ristretti e quindi incompleti,
• la standardizzazione dei processi, che porta il personale in prima linea a non poter mai adeguare il proprio comportamento alla situazione reale ma a seguire delle linee guida scritte da personale centrale che mai potranno rispondere a tutte le situazioni.

Su quest'ultimo punto mi è piaciuto molto il confronto che gli autori fanno su come due compagnie aeree americane in passato abbiano risposto diversamente ad alcuni casi accaduti sui propri aerei. Infatti, in un caso c'è la Southwest Airlines, la cui sede centrale imposta solo linee guida lasciando poi la libertà al personale in prima linea di rispondere adeguatamente alle situazioni e nell'altro c'è la United Airlines che con difficoltà reagiva alle situazioni limite, proprio per le "regole" o procedure che il personale di bordo deve seguire precisamente. Questa differenza d’approccio ha consentito a Southwest di essere la compagnia aerea in US con le recensioni più alta in termini di gestione del cliente ed è costata alla United Airlines qualche news poco “carina” sui media americani.

 

Altro tema molto interessante è la spiegazione su come fare a trovare i punti deboli della burocrazia? Ricordiamoci sempre che la burocrazia è comunque forte e difficile da battere, infatti è complessa, tende a mantenere lo status quo e da oltre 100 anni funziona più o meno. Quindi, l'unico modo che si ha per indebolirla, è quantificare i suoi costi che sono comunque altissimi per le aziende. Pensiamo soltanto agli sprechi dovuti alle stratificazioni in termini di lavoro per giustificare sé stessa (lavoro di staff e molti livelli manageriali), agli attriti nel processo decisionale in cui sono coinvolte troppe persone ed allo stesso tempo sono escluse le persone che seguono le attività in prima linea, alle difficoltà a far emergere dal basso iniziative innovative ed infine gli enormi costi dovuti alle funzioni di staff.

 

Per questo una delle lezioni del libro è che non sempre quello che ha funzionato finora ed esiste da sempre in un ambito è perfetto e va accettato così com’è. Per sintetizzare questa considerazione cito una frase di Thomas Paine del 1776, presente anche nel libro, detta riguardo la monarchia, ma che si adatta bene anche per la burocrazia: "La lunga abitudine di non pensare che una cosa sia sbagliata le conferisce la superficiale apparenza di essere giusta".

 

Per chiudere vi suggerisco di vedere la sezione Humor del sito di Gary Hamel, uno dei due autori (https://www.garyhamel.com/humor) dove potete trovare delle vignette ideate e poi spiegate da lui sulla burocrazia.